Facteurs à prendre en considération lors de la recherche d’un partenaire de gestion de parc.

La transition vers une EGP ou vers un autre fournisseur peut faire une grande différence pour votre organisation et vous apporter des avantages importants. La bonne EGP vous libérera des charges administratives quotidiennes liées à la gestion de votre parc de véhicules, ce qui permettra à vos employés de se concentrer sur votre mission principale de servir votre clientèle.

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ENTRER OU NON DANS UN PARTENARIAT

De nombreuses organisations démarrent avec les infrastructures et les ressources permettant de gérer les véhicules à l’interne. Cependant, avec la croissance des organisations et de leurs activités, il arrive souvent que la gestion d’un nombre lui aussi croissant de véhicules chaque année devienne elle-même un travail à temps plein.

Lorsque vient le temps pour une entreprise de gérer la mise à l’échelle de son parc de véhicules, un partenaire de gestion de parc peut être particulièrement utile pour surmonter les défis que cela pose, et notamment ceux liés aux aspects suivants :

Remplacement de véhicules : Ayez recours à des professionnels bien connectés dans le secteur, qui pourront négocier les prix et déterminer le meilleur moment pour vendre des véhicules, afin que vous puissiez tirer la meilleure valeur possible de l’un de vos actifs les plus coûteux.
Entretien : Ayez une équipe d’experts en entretien à votre disposition pour déterminer quels services sont nécessaires et à quel prix.
Transitions du marché : Soyez au fait de toutes les actualisations mises en œuvre chaque année par les fabricants pour respecter les normes de sécurité des véhicules.

La recherche ou le passage à un nouveau fournisseur de services de gestion de parc peut être une décision intimidante à prendre, mais il est important d’en comprendre les avantages et d’évaluer les différents styles et options de gestion de véhicules qui s’offrent à votre organisation.

LES EFFETS DU CHANGEMENT

Il y a fort à parier que votre organisation a changé au cours des cinq dernières années, que ce soit en termes de croissance, d’amélioration de vos technologies, de mises à niveau de vos TI, de nouvelles mesures de sécurité, de nouveaux employés, de nouvelles politiques et ainsi de suite, et il en va de même pour l’industrie automobile dans son ensemble. Les fabricants s’emploient continuellement à faire ce qu’il faut pour respecter de nouvelles normes en matière d’économie de carburant et de sécurité, et ils développent aussi eux-mêmes de nouvelles technologies et lancent chaque année des fonctionnalités mises à jour. En externalisant la gestion de vos véhicules à un partenaire dont la priorité est d’assurer la pertinence dans l’industrie automobile, qu’il s’agisse d’un partenariat avec des fabricants et des fournisseurs de services ou d’investir dans la technologie de parc la plus récente, vous récolterez des avantages de pouvoir ainsi compter sur une infrastructure nationale avec des services locaux et dédiés. Un gestionnaire de parc local qui travaille à connaître et à comprendre les défis auxquels votre entreprise est confrontée vous permettra de vous concentrer sur vos activités, et de pouvoir ainsi vous fier à des services-conseils en matière de gestion de parc vous aidera à prendre des décisions clés le concernant, notamment aux niveaux suivants :

1. CROISSANCE OU EXPANSION MAJEURES

L’expansion de votre entreprise afin d’offrir des services dans de nouveaux marchés ou la croissance du nombre d’employés pour répondre à une demande accrue peut nécessiter l’ajout d’emplacements de service supplémentaires, ce qui peut créer des défis logistiques. Si l’entreprise doit ajouter ou retirer des employés pour répondre aux nouveaux besoins d’affaires, quelle est la meilleure façon d’adapter le parc de véhicules? Le gestionnaire a-t-il le temps de gérer les tâches supplémentaires d’entretien des véhicules, les accidents imprévus, les frais de carburant, les rappels ou les demandes opérationnelles liées à la vente de véhicules ou à la formation des conducteurs?

2. CHANGEMENTS AU NIVEAU DU LEADERSHIP

Selon la taille d’une organisation, une seule personne peut être responsable de la supervision de tous les besoins liés au parc de véhicules ou de la relation existante avec l’EGP. Si cette personne venait à partir pour prendre un nouveau rôle, la perte d’expertise que cela représente pourrait être difficile à surmonter. Le nouveau gestionnaire pourrait être moins expérimenté ou moins compétent en ce qui concerne les activités quotidiennes (p. ex., planifier l’entretien, gérer les renouvellements de permis et de titres de propriété, ou déterminer les itinéraires des véhicules). Comment un changement comme celui-ci affecterait-il les chauffeurs et leurs horaires?

3. CHANGEMENTS TECHNOLOGIQUES OU RÉGLEMENTAIRES

Se maintenir à jour en ce qui concerne les tendances technologiques ou les exigences en matière de conformité automobiles peut nécessiter une formation supplémentaire pour les gestionnaires internes. Si la personne responsable de la gestion du parc de véhicules n’a pas d’expérience dans l’industrie automobile, il pourrait lui être difficile de savoir où trouver des informations fiables sur les plus récentes réglementations et comment mettre le parc à niveau pour s’y conformer. Que faire s’il existe des exigences locales ou fédérales qui ont une incidence sur les véhicules de votre parc? Comment assurez-vous la conformité de votre parc de véhicules?

4. INTÉGRER DES CHANGEMENTS DURABLES OU ÉCOLOGIQUES

De nombreuses organisations ont des objectifs d’amélioration de la durabilité et de leur empreinte carbone à l’échelle de l’entreprise qui posent des défis au niveau de leurs parcs de véhicules. Les gestionnaires doivent pouvoir déterminer les options disponibles, comme l’intégration de véhicules électriques ou hybrides. Comment les caractéristiques et les prix de ces véhicules se comparent-ils? Y a-t-il d’autres options à prendre en considération lors de la transition vers un parc de véhicules plus durable?

5. FARDEAU ADMINISTRATIF ACCRU

Le personnel du parc automobile doit gérer des problèmes complexes tels que l’attribution de titres et de permis, la gestion des accidents et autres, et ce encore plus spécialement à mesure que le parc de véhicules prend de l’envergure ou change. Si la gestion du parc n’est qu’une fonction parmi plusieurs autres que le gestionnaire doit superviser, il pourrait lui devenir difficile de jongler avec ces responsabilités croissantes, ce qui pourrait réduire l’efficacité du parc de véhicules. Un manque de gestion proactive à cet égard pourrait entraîner une augmentation des coûts.

FACTEURS À PRENDRE EN CONSIDÉRATION

La réalité pour de nombreuses entreprises est que la gestion des activités quotidiennes de leurs parcs de véhicules repose entre les mains de seulement quelques personnes, dans le cadre de leur charge de travail existante, et ces entreprises ne considèrent peut-être pas tous ces facteurs comme des éléments importants qui ont une incidence sur une stratégie d’ensemble à long terme. Par ailleurs, il semble élémentaire que les entreprises qui exploitent des parcs de véhicules veulent s’assurer que ceux-ci évoluent dans le même sens qu’elles. Il revient donc à la direction de l’entreprise et de l’équipe de gestion du parc de déterminer si la charge de travail de gestion du parc est trop importante pour le personnel existant.

1. ENTRETIEN ET RÉPARATIONS

L’entreprise dispose-t-elle d’un programme d’entretien planifié efficace et proactif pour son parc de véhicules? Combien cela lui coûte-t-il? Les réparations sont-elles rapides et efficaces par rapport aux coûts?

2. SÉCURITÉ

L’entreprise dispose-t-elle d’un programme d’entretien planifié efficace et proactif pour son parc de véhicules? Combien cela lui coûte-t-il? Les réparations sont-elles rapides et efficaces par rapport aux coûts?

3. CONFORMITÉ

Les véhicules du parc sont-ils tous conformes aux réglementations municipales, provinciales et fédérales? Quels défis le maintien de la conformité du parc pose-t-il?

4. CYCLE DE VIE ET REVENTE DES VÉHICULES

Quels sont les facteurs que l’organisation prend en considération en ce qui concerne le cycle de roulement des actifs de son parc (vente de véhicules et ajout de nouveaux)? Quand la valeur de revente des véhicules est-elle prise en considération? Ou est-ce que l’organisation adopte l’approche de faire rouler ses véhicules « jusqu’à ce que les roues tombent »?

5. SPÉCIFICATION

Les véhicules répondent-ils aux besoins liés aux tâches des employés? Les caractéristiques et les spécifications des véhicules fonctionnent-elles suffisamment bien pour le travail effectué?

6. ACQUISITION

L’entreprise achète-t-elle ou loue-t-elle des véhicules au bon prix et au bon moment de l’année? Tire-t-elle avantage de tous les incitatifs offerts?

7. IMMATRICULATION ET TITRES DE PROPRIÉTÉ

Ces aspects sont-ils gérés efficacement, avec une conformité totale dans toutes les régions pertinentes, et ce tout particulièrement si l’exploitation des véhicules s’étend dans de multiples États ou provinces?

8. SUBROGATION

Y a-t-il des possibilités manquées de récupérer de l’argent du côté du parc de véhicules, en laissant passer des occasions de réclamations?

Un partenariat avec une EGP est somme toute similaire à l’embauche de tout autre expert spécialisé, comme un cabinet d’experts ou un architecte. Le processus permet de s’assurer que la supervision d’une partie importante de l’exploitation de l’entreprise est entre les mains d’un expert.

Le meilleur partenaire EGP peut offrir un niveau et une profondeur d’expertise que l’entreprise elle-même n’atteindra peut-être jamais dans le fil de sa croissance. Une EGP doit s’aligner sur les objectifs de l’entreprise et harmoniser sa stratégie avec ceux-ci.

En tirant parti de l’expertise d’une EGP, le partenariat peut libérer le personnel existant d’une entreprise d’avoir à s’occuper de gérer des fonctions qui, toutes nécessaires qu’elles soient, sont chronophages. De ce qu’ils pourront laisser les tâches nécessaires comme l’entretien et la gestion des accidents entre les mains d’un partenaire EGP, les employés seront mieux en mesure d’offrir un meilleur service et une valeur exceptionnelle aux clients.

Même s’il existe des preuves solides démontrant la nécessité de collaborer avec une EGP, il se pourrait que l’entreprise n’en reste pas moins réticente à l’idée d’externaliser des fonctions clés de son parc de véhicules. Ceci en raison des coûts perçus d’engager une EGP pour la gestion du parc. Toutefois, à long terme, une EGP peut aider à économiser de l’argent en apportant de nouvelles stratégies et efficiences relativement au programme de véhicules. Une EGP travaille généralement avec tous les principaux fabricants ainsi qu’avec un réseau complet de fournisseurs de services, et elle comprend la façon de réagir aux tendances de l’industrie automobile. L’expertise d’une EGP aide également les entreprises à diminuer les coûts administratifs, à améliorer l’efficacité de leur programme et à réduire les erreurs humaines, tout en s’alignant sur les objectifs et le budget de l’organisation.

L’EXPERTISE D’UNE EGP AIDE ÉGALEMENT LES ENTREPRISES À DIMINUER LES COÛTS ADMINISTRATIFS, À AMÉLIORER L’EFFICACITÉ DE LEUR PROGRAMME ET À RÉDUIRE LES ERREURS HUMAINES, TOUT EN S’ALIGNANT SUR LES OBJECTIFS ET LE BUDGET DE L’ORGANISATION.

Au cours du processus d’évaluation, un partenaire EGP potentiel devrait développer une ventilation approfondie des coûts et une analyse de l’exploitation actuelle du parc de véhicules. L’EGP va créer un rapport passant en revue les points de données comme le kilométrage, l’âge, les caractéristiques et les spécifications des véhicules, leur valeur de revente, et une recommandation de calendrier pour les véhicules à remplacer par des modèles plus récents. Entre autres facteurs, l’analyse aidera les décideurs de l’entreprise à déterminer si le partenariat permettra d’atteindre leurs objectifs commerciaux et de garder les véhicules en service, et de mieux voir les avantages au niveau du résultat net de la transition d’un modèle de parc autogéré à un modèle géré. Par ailleurs, si l’entreprise travaillait déjà avec un partenaire de gestion de parc, la présentation d’analyse pourra aider les dirigeants de l’entreprise à déterminer si changer de partenaire EGP serait bénéfique pour son programme de véhicules, en lui permettant de se concentrer davantage sur ses objectifs commerciaux.

BÂTIR LA RELATION

Le partenariat avec une EGP exige l’établissement d’une solide relation professionnelle fondée sur la confiance et une communication ouverte.

Pour ce faire, une EGP doit travailler en étroite collaboration avec l’entreprise, étape par étape, afin de déterminer des besoins spécifiques, d’établir des objectifs commerciaux clairs et des impératifs budgétaires.

Les partenaires EGP travaillent avec des clients de nombreux secteurs et sont en mesure de trouver des solutions personnalisées pour répondre aux défis uniques auxquels certains clients peuvent être confrontés.

Une analyse initiale de parc fournie par une EGP réputée dans le cadre d’une consultation peut aider à :

Déterminer les sources de coûts : Y a-t-il des occasions de réduire les coûts? Comment le budget pourrait-il être utilisé plus efficacement pour améliorer le résultat net de l’entreprise grâce à des économies de coûts?
Évaluer les outils de surveillance de la sécurité : Quels sont les plus grands facteurs de risque de sécurité liés au parc de véhicules, et quels outils ou techniques devraient être utilisés pour les résoudre?
Améliorer l’efficacité : Quelles technologies et ressources existent pour améliorer la productivité?
Mise en œuvre de l’uniformité : La connaissance qu’une EGP a du secteur peut aider à identifier de nouvelles façons de mettre en œuvre l’uniformité des spécifications des véhicules, ainsi que de la marque et des activités du parc.
Améliorer le moral des employés : De par son expérience acquise dans différentes situations et dans différents contextes, une EGP peut savoir comment procéder au niveau de l’intégration des chauffeurs et comment soutenir le changement interne. Votre partenaire EGP peut même aider votre entreprise à établir une politique sur les véhicules de fonction, au besoin.

Une EGP peut offrir des avantages opérationnels et budgétaires importants. Comme c’est le cas pour la plupart des programmes à grande échelle, la mise en œuvre peut prendre jusqu’à 12 mois.

La transition vers un modèle EGP nécessite un changement de philosophie de la part de l’entreprise. Celle-ci devra déterminer la meilleure façon de mettre en œuvre des changements pour son département spécifique, et s’assurer qu’ils font partie de la politique de l’entreprise.

L’adhésion de la haute direction à l’échelle de tous les services de l’organisation, jumelée à une solide collaboration dans l’ensemble de l’organisation, assurera une transition positive. Une fois le leadership à bord, la mise en œuvre pourra se poursuivre vers le bas à l’échelle de l’organisation. En suivant cette approche, vous vous assurerez que les politiques et les changements sont adoptés, que des réponses sont données aux questions, et que chaque niveau se sent soutenu. Il est important de s’assurer que le soutien du nouveau programme s’étend également aux services comme les ressources humaines, le marketing et la comptabilité. Bien que ces équipes n’interagissent pas avec les clients ou ne conduisent pas les véhicules, elles n’en seront pas moins touchées par le changement.

Enterprise Fleet Management a des gestionnaires de comptes locaux qui se feront un devoir de connaître les tenants et aboutissants de l’ensemble de l’exploitation, allant des objectifs de l’organisation jusqu’à la façon dont les véhicules sont utilisés pour servir les clients. Ils travailleront également à développer une relation avec les employés de l’organisation.

Le processus commence par une analyse qui est menée pour apprendre comment le parc de véhicules fonctionne actuellement et pour identifier les occasions de gagner du temps et de l’argent tout en intégrant des véhicules plus récents et plus sécuritaires. Les solutions de gestion de parc élaborées sont chacune entièrement uniques aux besoins de chaque organisation. Enterprise s’efforce de fournir aux clients potentiels une approche consultative étroite, incluant un soutien complet en matière d’intégration, de conseils propres au secteur, d’information et de formation pour tous les services concernés, et ce sur une base continue. Les conducteurs reçoivent également de l’information au sujet de leurs nouveaux véhicules, des programmes d’entretien et de ravitaillement, et même de la façon d’enregistrer le kilométrage.

AVANTAGES AU NIVEAU DU RÉSULTAT NET

Une EGP comme Enterprise Fleet Management offre aux organisations le type de soutien de niveau expert dont elles ont besoin pour prendre des décisions plus éclairées concernant la gestion de leur parc de véhicules, de l’acquisition et de la revente de véhicules jusqu’à la consommation quotidienne de carburant et aux itinéraires.

Un partenariat EGP donne à une entreprise l’accès à une équipe nationale d’experts et à une technologie optimisée pour la gestion de son parc de véhicules. Cela permet à l’entreprise d’obtenir plus de renseignements et de ressources, ce qui peut l’aider à prendre des décisions éclairées au sujet de son parc de véhicules et de l’ensemble de ses activités.

Grâce à la visibilité et à l’intégrité de la marque, un parc bien géré, bien entretenu et avec une solide visibilité crée des occasions d’améliorer l’efficacité, la marque et le bilan.

La transition d’un modèle autogéré à un modèle géré apporte certainement son lot de changements. Cependant, cela offre encore plus d’avantages qui se refléteront directement dans le résultat net.

À PROPOS D’ENTERPRISE FLEET MANAGEMENT

Propriété de la famille Taylor de Saint Louis, au Missouri, Enterprise Fleet Management exploite un réseau de plus de 50 bureaux dotés d’un personnel complet et gère un parc de véhicules de plus de 570 000 véhicules aux États-Unis et au Canada. L’entreprise offre des services complets de gestion de parc de véhicules pour les entreprises, les organismes gouvernementaux et les organisations qui exploitent des parcs de taille moyenne de 20 véhicules ou plus, ainsi que ceux qui cherchent une solution de rechange aux programmes de remboursement des frais des employés. Enterprise Fleet Management offre la plupart des marques et modèles de voitures, de véhicules utilitaires légers et moyens et de véhicules de service en Amérique du Nord. À titre de plus grand acheteur et vendeur de véhicules, Enterprise est le spécialiste incontesté de la revente.