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Comment choisir la technologie qui convient le mieux à votre parc de véhicules.

Il n’y a pas de solution technologique parfaite qui convient à tous les parcs de véhicules. Pour prendre les bonnes décisions, explorez diverses solutions technologiques et les besoins particuliers de votre organisation en vue d’optimiser les résultats basés sur les données pour le parc de véhicules de votre entreprise.

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À PROPOS D’ENTERPRISE FLEET MANAGEMENT

Propriété de la famille Taylor de Saint Louis, au Missouri, Enterprise Fleet Management exploite un réseau de plus de 50 bureaux dotés d’un personnel complet et gère un parc de plus de 600 000 véhicules aux États-Unis et au Canada. L’entreprise offre des services complets de gestion de parc de véhicules pour les entreprises, les organismes gouvernementaux et les organisations qui exploitent des parcs de taille moyenne de 20 véhicules ou plus, ainsi que ceux qui cherchent une solution de rechange aux programmes de remboursement des frais des employés. Enterprise Fleet Management offre la plupart des marques et modèles de voitures, de véhicules utilitaires légers et moyens et de véhicules de service en Amérique du Nord.

 

POUR EN SAVOIR PLUS SUR ENTERPRISE FLEET MANAGEMENT, VISITEZ LE SITE WWW.EFLEETS.CA

COMMENT CHOISIR LA BONNE TECHNOLOGIE POUR VOTRE PARC DE VÉHICULES

La taille du parc de véhicules n’est pas le seul facteur pour déterminer le besoin en externalisation de la gestion de parc de véhicules. Essentiellement, l’externalisation est une décision sensée pour les entreprises de toutes tailles. Bien que le parc de véhicules puisse faire partie intégrante des activités, il est probablement une conséquence nécessaire ou un moyen d’exploitation de l’entreprise.

L’expansion de votre entreprise afin d’offrir des services dans de nouveaux marchés ou la croissance du nombre d’employés pour répondre à une demande accrue peut nécessiter l’ajout d’emplacements de service supplémentaires, ce qui peut créer des défis logistiques. Si l’entreprise doit ajouter ou retirer des employés pour répondre aux nouveaux besoins d’affaires, quelle est la meilleure façon d’adapter le parc de véhicules? Le gestionnaire a-t-il le temps de gérer les tâches supplémentaires d’entretien des véhicules, les accidents imprévus, les frais de carburant, les rappels ou les demandes opérationnelles liées à la vente de véhicules ou à la formation des conducteurs?

La technologie est devenue la pierre angulaire d’une gestion efficace des parcs de véhicules. En fait, elle est devenue si importante que le nombre élevé de solutions technologiques offertes aux gestionnaires de parc de véhicules peut transformer le processus de sélection d’une solution appropriée en un défi apparemment insurmontable et intimidant.

Mais le choix d’une technologie appropriée en vaut la peine. Cela permet aux entreprises de suivre et de surveiller tous les aspects de leur parc de véhicules et de prendre des décisions plus éclairées et proactives, comme prévoir l’entretien requis pour minimiser les temps d’arrêt ou trouver le moment le plus opportun pour remplacer un véhicule existant. Lorsqu’elle est appliquée correctement, la technologie appropriée peut aider les entreprises à économiser des milliers de dollars par véhicule chaque année.

La technologie contribue également à améliorer la sécurité en permettant de saisir des données liées à la performance du véhicule et du conducteur, notamment :

  • Kilométrage
  • Frais d’entretien
  • Consommation de carburant
  • Optimisation des itinéraires
  • Utilisation de la ceinture de sécurité
  • Freinages brusques
  • Marches au ralenti

Avantage des technologies pour parcs de véhicules

66%

des répondants ont indiqué avoir

RÉCUPÉRÉ LEUR INVESTISSEMENT

Ce ne sont pas seulement les activités quotidiennes qui ont été touchées par les technologies pour parc de véhicules. La plupart des parcs de véhicules rapportent un avantage dans les résultats. Une récente étude de C.J. Driscoll & Associates menée auprès de 500 parcs de véhicules aux États-Unis et portant sur leur utilisation de la technologie GPS, intitulée « Étude 2017-2018 sur l’intérêt des exploitants de parcs de véhicules pour les systèmes et services de gestion de ressources mobiles », a révélé que 66 % des répondants avaient récupéré leur investissement, certains en aussi peu que six mois. Un parc de véhicules a déclaré que son rendement mensuel continu sur investissement était d’environ 50 000 $ par mois1.

En fin de compte, une prise de décision bien informée quant aux technologies donne aux gestionnaires de parc de véhicules des renseignements clés qui leur permettent d’en apprendre davantage sur le coût total de possession des véhicules et d’autres aspects opérationnels du parc.

Cependant, si le personnel qui gère le parc de véhicules ne sait pas quelle technologie convient le mieux aux opérations du parc, ne sait pas comment utiliser la technologie ou ne sait pas quels points de données offrent les meilleures informations, la technologie sera plus un obstacle qu’une aide.

Lorsqu’on approche d’une décision d’achat de technologie de parc de véhicules, il n’y a pas de solution universelle pour chaque parc, et il n’y a pas de solution miracle qui répondra à tous les défis ou aux décisions concernant votre parc. Pour tirer le meilleur parti des plateformes technologiques, l’expertise et l’expérience sont essentielles. Une société de gestion de parc de véhicules peut aider les entreprises à prendre les bonnes décisions en matière de technologie et de gestion des données pour améliorer l’efficacité et le bénéfice net.

CHOISIR UN CRITÈRE

Pour que les technologies améliorent un parc de véhicules, il est essentiel de choisir une solution qui peut être adaptée aux besoins spécifiques de l’entreprise.

« Les décisions technologiques dépendent vraiment des besoins particuliers du parc de véhicules, de sa diversité, de sa taille et de la manière dont on peut utiliser la technologie pour atteindre ses objectifs », déclare Jeff Schuchardt, vice-président des technologies de l’information à Enterprise Fleet Management.

M. Schuchardt note que l’utilisation correcte de la technologie peut avoir une incidence sur un certain nombre de facteurs opérationnels, comme la réduction des temps d’arrêt pour les conducteurs et les véhicules.

Pour commencer, les gestionnaires de parc de véhicules, leurs intervenants et leurs partenaires de gestion doivent répondre à certaines questions fondamentales sur le parc, notamment :

  • Comment faisons-nous actuellement le suivi du rendement actuel des véhicules (comme le kilométrage et l’entretien) et comment le processus pourrait-il être amélioré?
  • Quel est l’objectif de la technologie et quels sont les véhicules et les données globales sur le parc qui nous aideront à être plus efficaces?
  • Qui doit avoir accès aux données et qui prendra des décisions concrètes en fonction des résultats?
  • La technologie peut-elle s’intégrer aux solutions logicielles existantes de l’entreprise?
  • Comment les conducteurs utiliseront-ils la technologie?

UNE SOCIÉTÉ DE GESTION DE PARC DE VÉHICULES PROFESSIONNELLE PEUT FOURNIR DES CONSEILS ET DU SOUTIEN POUR AIDER L’ENTREPRISE À PRENDRE LES DÉCISIONS LES PLUS ÉCLAIRÉES SUR LA FAÇON D’UTILISER LES DONNÉES POUR RÉDUIRE LES COÛTS D’EXPLOITATION.

Répondre à ces questions et à une variété d’autres questions n’est que le début du processus. Les gestionnaires de parc de véhicules doivent également déterminer les stratégies pour l’application des données et, à leur tour, prendre des décisions qui auront une incidence sur les opérations et le personnel avant la mise en œuvre d’une nouvelle technologie. Les solutions technologiques avancées d’aujourd’hui peuvent fournir une foule de renseignements, au-delà des souhaits ou des besoins du personnel du parc de véhicules et de l’entreprise, créant ainsi une avalanche de données difficile à gérer.

Les intervenants du parc de véhicules et de l’entreprise doivent déterminer les données dont ils ont besoin pour mesurer l’efficacité de leurs activités. Une société de gestion de parc de véhicules professionnelle peut fournir des conseils et du soutien pour aider l’entreprise à prendre les décisions les plus éclairées sur la façon d’utiliser les données pour réduire les coûts d’exploitation.

De nombreuses sociétés de gestion de parc de véhicules offrent des technologies de pointe; cependant, peu d’entre elles offrent également, comme Enterprise Fleet Management, un gestionnaire de compte attitré qui aidera l’entreprise à déchiffrer les données et à les transformer en solutions concrètes pour son parc de véhicules.

Si la technologie ne poursuit pas la mission de l’entreprise, elle n’est probablement pas appropriée ou elle n’est pas utilisée efficacement. Dans certains cas, la technologie pourrait même être un obstacle, en particulier si elle n’est pas utilisée correctement. Et même si la technologie peut être avantageuse pour la mission du parc de véhicules, elle pourrait ne pas convenir si :

  • Les conducteurs ne l’utilisent pas.
  • La direction ne la prend pas en charge.
  • Il n’y a aucune possibilité d’intégrer la solution ou de la mettre à l’échelle.

De plus, si l’entreprise investit dans une solution logicielle de parc de véhicules, il est essentiel que la technologie soit évolutive et sécuritaire.

« Les parcs devraient prendre en considération, entre autres, les questions suivantes : Ai-je besoin de beaucoup d’éléments logiciels distincts pour exécuter cette solution, car le logiciel peut changer très souvent? Ai-je simplement besoin d’un site Web ou d’un téléphone intelligent pour permettre à mon entreprise ou à mes conducteurs de tirer parti de la technologie qu’Enterprise Fleet Management ou d’autres sociétés de gestion de parc de véhicules peuvent fournir? Vous voudrez vous assurer que la solution est facilement évolutive », explique M. Schuchardt. Internet n’est pas accessible partout, mais une technologie spécifique autour d’un logiciel particulier qui change au fil du temps pourrait devenir obsolète et vous empêcher d’avancer, vous et votre parc de véhicules. Vous voudrez vous assurer que la solution est sécuritaire, mais aussi évolutive avec les outils que vous possédez déjà. »

En utilisant les logiciels existants d’un partenaire de gestion de parc de véhicules établi et de confiance, vous tirez parti de la technologie dans laquelle la société a investi des millions de dollars, dans le but d’évoluer au fur et à mesure que le parc de véhicules s’agrandit et se développe.

CRÉATION D’UN « TABLEAU DE BORD » TECHNOLOGIQUE

La capacité d’intégrer diverses solutions technologiques peut être un avantage majeur pour certaines entreprises, particulièrement en ce qui concerne les coûts d’exploitation.

« Vous pouvez certainement examiner les aberrations et les exceptions à différents aspects, qu’il s’agisse des coûts, de l’utilisation, de l’entretien, etc. Cela donne un "tableau de bord" unique pour consolider toutes ces informations autour du parc de véhicules et des dépenses, ajoute M. Schuchardt. Et c’est là que nous voyons l’intégration de toutes ces données que le client peut afficher à partir de notre site ou même extraire du site pour utiliser en aval dans ses propres systèmes et effectuer des coûts de projet ou d’autres coûts comptables. »

Puisque le gestionnaire de compte attitré s’efforce de comprendre ce qui est le plus important pour les affaires du client, il peut aider à fournir des renseignements précieux sur les données disponibles par l’entremise de la technologie, et même faire des recommandations sur la façon dont une entreprise peut les intégrer à ses systèmes internes.

PAR EXEMPLE :

L’entreprise peut configurer des codes de facturation ou des identifiants pour chaque véhicule afin de faciliter la comptabilité des coûts dans son système interne ou d’accélérer le paiement d’une facture s’il doit facturer un code de poste particulier. L’intégration de ces personnalisations à la technologie de parc de véhicules permet de gagner du temps et d’économiser de l’argent. L’un des avantages de l’intégration est de fournir une véritable analyse du coût total de possession de l’ensemble de l’exploitation du parc, pas seulement le coût d’exploitation quotidien du véhicule, mais aussi d’autres coûts comme les frais d’immatriculation et de propriété, ainsi que les dépenses liées à l’impôt.

Bien que la technologie intégrée puisse fournir des renseignements cruciaux sur le fonctionnement du véhicule, elle permet également d’axer le parc davantage sur le conducteur, avec la possibilité de surveiller la productivité et les comportements derrière le volant. En effet, la technologie de gestion de parc de véhicules avancée intègre les conducteurs à leurs véhicules pendant qu’ils les utilisent, ce qui fournit des renseignements importants sur le comportement au volant et sur le lieu de travail. Le résultat est un aperçu tridimensionnel complet de l’exploitation du parc de véhicules, comme le nombre d’arrivées à temps, le temps sur place et le nombre de tâches effectuées avec succès. Toutes ces données peuvent être utilisées pour améliorer les itinéraires, aider les conducteurs-employés à faire leur travail plus efficacement et, en fin de compte, améliorer les revenus par emploi.

FAITES PARTICIPER TOUT LE MONDE

Les décisions technologiques ne doivent pas être prises par une seule personne, surtout parce que les choix du personnel du parc de véhicules peuvent toucher de nombreux autres aspects de l’entreprise, des ventes au service après-vente, en passant par les risques et la comptabilité. Le service de parc de véhicules doit faire participer tous les intervenants dans le processus de prise de décision en matière de technologie.

Ces décisions doivent être prises en harmonie avec les objectifs de toute l’organisation en cours d’établissement, ce qui aidera à informer le type de technologie nécessaire pour résoudre les défis immédiats et à long terme du parc de véhicules.

PERSPECTIVES : LA TECHNOLOGIE ET L’AVENIR DES PARCS DE VÉHICULES

De nombreux parcs de véhicules mettent en œuvre des technologies pour résoudre un problème particulier, généralement lié aux besoins de l’entreprise en croissance ou de l’exploitation du parc de véhicules. Bien que la mise en œuvre d’une technologie conçue pour relever un défi à court terme soit souvent nécessaire et efficace, le personnel du parc de véhicules devrait également penser à long terme.

La clé de la planification technologique à long terme est l’évolutivité de la solution. La solution devrait être en mesure de répondre aux besoins de l’entreprise au fur et à mesure que le parc de véhicules évolue et grandit. Cela donnera au parc de véhicules et à l’entreprise la souplesse nécessaire à la mise à l’échelle de ses activités.

En tirant parti de la technologie existante, il ne sera plus nécessaire de passer par une autre série de prises de décision liées aux nouveaux besoins. La croissance de la technologie doit correspondre à la croissance de l’entreprise et du parc de véhicules, ce qui permet au personnel de se concentrer sur la mission principale de l’exploitation et de ne pas être gêné par une technologie désuète ou inadéquate.

Tout au long du processus de prise de décision en matière de technologie, il est important que le personnel du parc de véhicules et les intervenants de l’entreprise se souviennent que la technologie n’est pas une fin en soi; l’entreprise doit utiliser la technologie dans le contexte de la promotion de la sécurité et de l’éducation en fonction des données exploitables qu’elle reçoit.

Bien que le processus puisse être intimidant, le fait de travailler avec le bon partenaire de gestion de parc de véhicules vous permettra de réussir en prenant des décisions éclairées en matière de technologie et en tirant profit de celle-ci correctement pour répondre aux besoins et à la mission de l’exploitation du parc et aux objectifs de toute l’entreprise.

 

POUR EN SAVOIR PLUS SUR ENTERPRISE FLEET MANAGEMENT, VISITEZ LE SITE WWW.EFLEETS.CA

 

RÉFÉRENCE

1 « Que pensent les exploitants de parc de véhicules des solutions télématiques? » Lundin, Andy. Automotive-fleet.com. 8 janvier 2018. www.automotive-fleet.com/157912/what-do-fleet-operators-think-about-telematics-solutions. Consulté le 7 décembre 2018.