Les entités gouvernementales, qu’il s’agisse d’une municipalité, d’un comté ou même d’un district scolaire, sont généralement mises au défi de faire plus avec des réductions de budgets. Cela, en plus de pressions croissantes pour offrir des services de qualité, peut amener les organisations gouvernementales à faire face à des obstacles et à des défis lorsqu’il s’agit de gérer efficacement les parcs de véhicules.
Il est commun pour une organisation de disposer de plusieurs services qui gèrent les véhicules, selon l’utilisation des véhicules par le service. En raison de l’effet de silo, certaines organisations pourraient ne pas se rendre compte que le nombre total de véhicules qu’elles utilisent les rend admissibles à des services professionnels de gestion de parc.
Il est tout aussi commun pour les organisations d’avoir un budget annuel fixe pour soutenir les dépenses pour tous les besoins d’un programme de véhicules. Une approche typique pour maintenir les coûts bas est que l’organisation achète des véhicules un à la fois et les garde jusqu’à ce qu’ils soient inutilisables ou jusqu’à ce que « les roues tombent ». Cette approche autogérée est souvent incorrectement considérée comme étant plus rentable. De plus, cette approche laisse généralement aux organisations un parc de véhicules âgés, ce qui augmente les frais d’entretien, les temps d’arrêt importants, les problèmes de sécurité et l’absence de budget supplémentaire pour remplacer les véhicules.
L’externalisation des véhicules à une société de gestion de parc (SGP) professionnelle est une solution gagnante pour les organismes gouvernementaux. Une SGP comprend les réalités du respect de budgets stricts et des environnements changeants, et peut créer un plan de parc flexible pour soutenir la mission de servir une communauté.
Acheter un véhicule directement et l’entretenir pour la durée de sa vie utile est, selon la croyance de nombreuses organisations, publiques ou privées, une stratégie « moins chère » et « durable ». Que cette approche soit utilisée parce que « c’est la façon dont les choses ont toujours été faites » ou encore pour éviter la nécessité de demander un financement annuel pour de nouveaux véhicules, le résultat est le même : un parc vieillissant, coûteux à entretenir et de plus en plus dangereux.
La mauvaise compréhension du moment et de la raison pour lesquels les actifs doivent être remplacés provient le plus souvent des comités de contrôle et des conseils qui ont peu de compréhension des facteurs de coût total de possession (CTP), particulièrement en ce qui concerne l’entretien. Par exemple, garder un véhicule, en particulier un véhicule à usage élevé comme un véhicule de police, au-delà de sa durée de vie utile recommandée, pourrait coûter plus cher d’entretien à un parc que de le remplacer par un nouveau véhicule à quelques années d’intervalle. La croyance est qu’une fois que la municipalité est propriétaire d’un véhicule, elle économise de l’argent parce qu’elle n’a plus de coût d’acquisition, ce qui coûtera plus cher aux contribuables à long terme.
Il est important de se rappeler que les élus et les membres de conseil ne sont souvent pas des experts de l’industrie automobile.
Les dirigeants d’une organisation n’ont peut-être pas d’expérience dans le domaine de l’automobile, mais il peut y avoir d’autres personnes qui gèrent le parc et qui ont peut-être une certaine expérience personnelle en matière de gestion autonome des véhicules. En fonction du niveau d’expertise, l’utilisation de cette expérience pourrait avoir une incidence proactive sur les occasions de réduire le coût total de possession (CTP).
Les tâches de gestion de parc peuvent être soutenues par un employé qui a d’autres responsabilités, comme l’approvisionnement, ce qui signifie que l’employé pourrait être un expert en contrôle des coûts initiaux. Toutefois, il est probable qu’il n’ait pas les ressources spécialisées et les connaissances nécessaires dans le domaine de l’automobile requis pour d’autres aspects de la gestion efficace du parc : la production de rapports et le suivi du rendement des véhicules ou l’analyse complète du CTP.
Le personnel qui se concentre sur les tâches liées au parc et non liées au parc en plus de son fardeau administratif peut souvent manquer des occasions d’optimiser et de gérer de façon proactive les activités du parc.
L’un des plus grands avantages de l’externalisation des services de parc est de ne pas laisser les problèmes de véhicules entraver la productivité des employés et de leur permettre de se concentrer sur leur travail principal. Une SGP peut réduire le temps d’administration de l’organisation consacré à la gestion des permis et des titres de propriété des véhicules, les intervalles d’entretien ou d’autres fonctions de soutien du parc.
Comme pour leurs homologues du secteur privé et de parc commercial, l’externalisation peut offrir aux organismes publics et aux entités gouvernementales un certain nombre d’avantages en matière d’amélioration de l’efficacité des parcs, notamment :
Protection des budgets d’immobilisation : la location de véhicules par l’intermédiaire d’une SGP peut réduire les coûts initiaux d’acquisition de véhicules, ce qui aide à mieux tirer parti du budget en dollars.
Réduction des coûts d’exploitation : les véhicules plus récents réduisent les coûts d’entretien et augmentent le temps de disponibilité productif. Les véhicules plus récents ont une meilleure économie de carburant, ce qui peut aider à réduire le coût par kilomètre.
Budget fixe : les SGP offrent un financement unique, comme la location-acquisition, qui offre aux entreprises la souplesse de budget pour leurs besoins actuels et futurs en matière de parcs.
Taille idéale : de nombreuses organisations ont des véhicules sous-utilisés qui peuvent être utilisés plus souvent. Une SGP peut déterminer quels véhicules doivent être vendus et gérer l’ensemble du processus de revente.
Type idéal : déterminez le meilleur véhicule pour le travail et configurez le véhicule selon les spécifications pour sa fonction principale, en tenant compte de l’équipement du marché secondaire et de la valeur de revente du véhicule à la fin du contrat.
Accès aux incitatifs : le partenariat avec une SGP peut donner accès à des incitatifs d’achat liés au volume et gouvernementaux, pour s’assurer d’acheter au prix le plus bas possible le meilleur type de véhicule.
Suivi et rapports : analysez les données du véhicule, y compris le kilométrage, les dépenses de carburant, les coûts d’entretien et utilisez-les pour surveiller le rendement de votre parc afin de rester au fait des possibilités d’entretien et d’autres économies de coûts.
Revente de véhicules et capitaux propres : tirer profit de l’expertise d’une SGP peut aider les gouvernements à vendre des véhicules au point optimal grâce à une approche multicanal pour maximiser les valeurs de revente, qui peuvent être réinvesties dans le parc.
Le bureau du shérif du comté de Hendry (Floride) a remplacé 21 véhicules en une seule année après plusieurs années sans ajout de véhicules. Enterprise Fleet Management a travaillé en étroite collaboration avec le shérif pour élaborer un plan visant à ajouter des véhicules modernisés tout en réduisant les coûts. Cliquez ici pour voir comment faire.
La gestion de compte locale et pratique avec une approche stratégique aide les parcs gouvernementaux à tirer profit de l’expertise d’Enterprise pour leur faire économiser de l’argent. Enterprise Fleet Management fournit à chaque client un gestionnaire de stratégie client et une équipe dédiés pour offrir du soutien pour tout, des besoins quotidiens des conducteurs à l’identification du bon moment pour éliminer et remplacer les véhicules.
L’externalisation peut offrir une flexibilité au programme de parc d’un gouvernement. En s’associant à une SGP, les gouvernements auront accès à des analyses de données et à une expertise pour comparer les marques, les modèles et les caractéristiques des véhicules afin de choisir la meilleure option pour leurs employés et de tenir compte de la valeur de revente prévue. Une SGP peut également soutenir les besoins de votre organisation en matière d’approvisionnement de véhicules spécialisés, y compris les véhicules d’intervention d’urgence et les services spécialisés d’aménagement après-vente. L’externalisation des véhicules spécialisés et d’intervention d’urgence d’une SGP partenaire peut avoir plusieurs des avantages de l’externalisation de la gestion du parc blanc pour une organisation.
Les SGP partenaires peuvent déterminer des services rentables pour réduire les défis auxquels votre parc peut faire face actuellement. L’intégration d’un programme d’entretien complet augmenterait, dans la plupart des cas, le nombre d’ateliers d’entretien et de réparation privilégiés disponibles pour vos conducteurs, ce qui permettrait aux véhicules d’être réparés plus près de leur zone d’opération. Une simple mise à jour comme celle-ci peut aider à réduire les temps d’arrêt excessifs ou les kilomètres non productifs pour se rendre aux installations de réparation. Une SGP, comme Enterprise Fleet Management, offre des programmes d’entretien à ses clients. Des techniciens certifiés ASE travaillent en votre nom pour valider et négocier les travaux d’entretien de tous les véhicules, ce qui, en fin de compte, permet aux organisations d’économiser beaucoup d’heures de recherches.
De nombreux clients qui ont une équipe d’entretien interne continuent d’utiliser leur équipe pour les véhicules d’urgence, tout en externalisant leur parc blanc à un réseau de fournisseurs d’entretien. L’externalisation de l’entretien des parcs blancs permet d’améliorer l’efficacité des activités à l’interne, car les techniciens peuvent mieux se concentrer sur l’entretien préventif des gros parcs de véhicules et de l’équipement lourd, ainsi que fournir de la flexibilité à long terme de la dotation en personnel.
Les SGP offrent des solutions pour aider à faire le suivi des coûts d’exploitation et de l’utilisation des véhicules en temps réel. Plusieurs agences peuvent manquer de ressources, de technologie ou de capacité pour saisir et signaler ce type de renseignement lié à leur parc de véhicules. La technologie de gestion de parc offre de la transparence pour aider à identifier le kilométrage et les tendances d’utilisation des véhicules, et être en mesure de créer de façon proactive une stratégie de parc basée sur les données. Les données peuvent être utilisées pour réaliser des économies, mais aussi pour repérer les occasions de remplacer les véhicules.
Lorsqu’il est temps d’envisager l’externalisation d’un programme de gestion de véhicules à un tiers privé, les pratiques exemplaires comprennent une approche qui tient compte des perspectives opérationnelles, financières et analytiques.
Comprendre comment une SGP peut être avantageuse pour votre bureau gouvernemental et obtenir des conseils pour présenter une recommandation d’externalisation de la gestion de vos véhicules de parc.
Planifiez.
Un dossier de partenariat avec une SGP pourrait devoir être élaboré avec l’aide d’un expert de l’industrie sur plusieurs semaines. Comme de nombreuses entités gouvernementales qui ont confié la gestion de leurs véhicules à une SGP, vous devrez peut-être présenter les avantages proposés du programme.
Fournissez des données spécifiques et liées au parc automobile.
Développez votre présentation autour d’une analyse du rendement actuel du parc et du coût total de possession. Incluez les avantages d’une location-acquisition ouverte, les incitatifs prévus par le constructeur et le gouvernement, ainsi que l’amélioration de l’efficacité du programme par rapport aux remplacements de véhicules plus tôt.
Communication ouverte.
Votre SGP partenaire sélectionnée répondra à vos questions en fournissant des données, des témoignages et des exemples tout au long du processus. Assurez-vous de comprendre si votre SGP travaille avec des clients gouvernementaux et demandez si elle a des relations avec des partenariats de coopération professionnels pour aider à l’ensemble du processus, de la demande de propositions à la présentation au comité.
Une solide SGP partenaire concevra une analyse personnalisée du parc et l’utilisera pour trouver des occasions de réduction des coûts et du temps grâce à un programme professionnel de gestion de parc.
Enterprise Fleet Management offre à ses clients une approche personnalisée et consultative pour les aider à gérer leur parc de véhicules. Le gestionnaire de stratégie client local et l’équipe de soutien aux comptes d’Enterprise Fleet Management personnalisent un plan de parc en fonction des besoins spécifiques du client en utilisant leurs connaissances approfondies de l’industrie et leur expérience pratique. Enterprise Fleet Management a aidé des centaines d’organisations gouvernementales à optimiser leurs parcs en louant des véhicules plus récents et plus sécuritaires à un coût fixe.
De nombreux employés de la division des parcs d’Enterprise ont de l’expérience dans la gestion de leurs propres parcs de véhicules, tout en travaillant aux activités de la succursale de location d’Enterprise Rent-A-Car. Plusieurs ont dû gérer et entretenir leur parc de véhicules de location, et travailler stratégiquement avec les données et les tendances de l’industrie pour savoir quand remplacer les véhicules tout en respectant les budgets.
Enterprise Fleet Management offre une structure de soutien qui offre la tranquillité d’esprit grâce à l’externalisation de la gestion du processus d’acquisition de vos véhicules de parc, y compris le financement. Lorsque les gouvernements envisagent l’externalisation, ils doivent savoir qu’un partenariat avec Enterprise peut les aider à acheter des véhicules à bas prix et à les vendre à une valeur de revente élevée. Cela comprend la conception d’un programme de parc automobile visant à aider une organisation à prendre des décisions pour exploiter ses parcs dans le respect de ses budgets, l’examen des structures de financement pour les budgets, qui comprend également le soutien à l’acquisition de nouveaux véhicules, le maintien de coûts d’entretien constants, l’élimination des véhicules plus anciens et l’atténuation des risques pour la sécurité.
La décision d’externaliser devrait reposer sur une analyse des données du parc et une consultation avec une SGP comme Enterprise Fleet Management. Avoir une vision globale, des objectifs opérationnels et budgétaires, la capacité de gérer les risques et la flexibilité sont des moyens de démontrer la valeur de l’externalisation de la gestion de votre programme de véhicules, mais surtout d’apporter une solution durable à l’ensemble de votre programme de parc gouvernemental.
Pour savoir comment Enterprise Fleet Management peut aider votre parc avec ses décisions de location et d’externalisation, communiquez avec Enterprise Fleet Management sur efleets.com ou en composant le 877-23FLEET.
Propriété de la famille Taylor de Saint Louis, au Missouri, Enterprise Fleet Management exploite un réseau de plus de 50 bureaux dotés d’un personnel complet et gère un parc de véhicules de plus de 630 000 véhicules aux États-Unis et au Canada. La société offre des services complets de gestion de parc de véhicules pour les entreprises, les organismes gouvernementaux et les organisations qui exploitent des parcs de taille moyenne de 20 véhicules ou plus, ainsi que ceux qui cherchent une alternative aux programmes de remboursement des frais des employés. Enterprise Fleet Management offre la plupart des marques et modèles de voitures, de véhicules utilitaires légers et moyens et de véhicules de service en Amérique du Nord. À titre du plus grand acheteur et vendeur de véhicules, Enterprise est le spécialiste incontesté de la revente.
Pour en savoir plus sur Enterprise Fleet Management, visitez le site www.efleets.ca.
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